JPJ Liikuntakeskus tietosuojaseloste

1. REKISTERIN NIMI

JPJ Liikuntakeskus asiakasrekisteri


2. REKISTERIN PITÄJÄ

JPJ Liikuntakeskus Oy


3. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Yrittäjä Pauliina Turunen, jpj(at)jpjliikuntakeskus.fi


4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään JPJ Liikuntakeskuksen asiakassuhteiden hoitamiseen, jäsenen ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen ja kohdentamiseen JPJ:n toimesta. Henkilötietoja käytetään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimus rekisteröidyn ja JPJ:n välillä.


5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ, TIETOLÄHTEET JA TIETOJEN LUOVUTUS

5A. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakkaiden yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Jäsenen ostamat ja/tai tilaamat palvelut

Maksureskontra

Loki kuntosalikäynneistä

Kaikki rekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä.

Kaikki tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien JPJ Liikuntakeskuksen ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisvuoden lopusta Kirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan (30.12.1997/1336) määräämänä.

5B. REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

WiseGym Oy


6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

  • Asiakas itse
  • JPJ kulunvalvontajärjestelmä
  • JPJ perintätoimisto


7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

WiseGym järjestelmästä siirretään suoraan tietoa JPJ:n laskutuksen hoitavan kumppanin laskutusjärjestelmään. Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja ulkopuolisille lukuunottamatta poikkeuksia 1,2 ja 3. Tästä voidaan poiketa, mikäli viranomaistoimet tai lainsäädäntö niin edellyttää.

Poikkeus 1: Mikäli JPJ Liikuntakeskus on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyösopimuksen, jonka nojalla yritys maksaa työntekijöilleen JPJ:n jäsenmaksun tai osan siitä, on JPJ:llä oikeus toimittaa yritykselle tämän sopimuksen puitteissa jäseneksi liittyneen yrityksen työntekijän käyntilokitiedot yrityksen niin pyytäessä.

Poikkeus 2: Mikäli JPJ jäsen on pyytänyt JPJ:ltä joko suullisesti tai kirjallisesti personal trainerin yhteydenottoa, on JPJ:llä oikeus välittää kyseisen jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer -yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamiseksi.

Poikkeus 3: Kolmannen osapuolen toteuttama markkinointi, on JPJ:llä oikeus välittää jäsenten sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle markkinointi yritykselle.


8. TIETOJEN LUOVUTUS TAI SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.


9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Manuaalinen aineisto

Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan JPJ:n henkilökunnalla.

B. Sähköinen aineisto

Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään ammattinimike- ja tehtäväkohtaisesti.

Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.


10. TARKASTUSOIKEUS

Asiakkaalla on Henkilötietolain 26–28 § perusteella pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa millaisia häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen jpj(at)jpjliikuntakeskus.fi


11. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki §29).

Tietojen korjauspyyntö tehdään kirjallisena osoitteeseen jpj(at)jpjliikuntakeskus.fi


Rekisterinpitäjä:

JPJ Liikuntakeskus Oy, Peltosaarenkatu 21, 11130 Riihimäki


Tietosuojavastaava:

Pauliina Turunen, Yrittäjä, jpj(at)jpjliikuntakeskus.fi


Käsittelijä:

Indoor Informatics Oy, info@gymplus.fi, Kuhantie 10, 15540 Villähde, Suomi


1. Rekisterin nimi

GymPlus-palvelun tietorekisteri (kameravalvonta, analytiikka ja yhteystiedot).


2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset:
• Omaisuuden suojaaminen sekä rikosten ennaltaehkäisy ja selvittäminen.
• Asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuuden varmistaminen.
• Analysoida kuntosalin käyttöä konenäköpohjaisen analytiikan avulla, jotta kuntosaleista voidaan tehdä parempia ja turvallisempia paikkoja liikkua.
• Kerätä yhteystietoja (kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero tai muita vapaaehtoisesti annettuja yhteystietoja) AI PT -ohjelman toimittamista varten.
• Henkilön nimenomaisella suostumuksella mahdollistaa valmentajien yhteydenotto annettuja yhteystietoja
käyttäen. Oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)) kameravalvontaan ja kulkuoikeudetta liikkuvien (Tailgating) havaitsemiseen. Suostumus (GDPR 6(1)(a), ePrivacy) markkinointiviestintään käyttäjän antamia yhteystietoja käyttäen.



3. Käsiteltävät henkilötiedot

• Kuva- ja videomateriaali (pois lukien pukuhuoneet, suihkut ja saunat).

• Metadata: aika, sijainti, laitetunnisteet ja kulunvalvonnan lokitiedot (aika, piste, jäsen-/kulku-ID).

• AI PT -ohjelman yhteydessä vapaaehtoisesti annetut yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero tai muut yhteystiedot).
• Poikkeustilanteissa Tailgating-epäilyjen käsittelyn yhteydessä: jäsenen nimi ja puhelinnumero.



4. Tietojen säilytysaika

• Kuva- ja videomateriaali: säilytetään enintään neljätoista (14) päivää, ellei paikallinen lainsäädäntö edellytä
lyhyempää aikaa.

• Tailgating-epäilyihin liittyvät rikastetut lokitiedot: säilytetään 30-90 päivää, jonka jälkeen ne poistetaan tai pseudonymisoidaan.
• AI PT -ohjelman toimittamista varten annetut yhteystiedot (kuten sähköpostiosoite tai puhelinnumero): säilytetään vain niin kauan kuin ohjelman toimitus edellyttää.
• Markkinointia varten annetut yhteystiedot: säilytetään, kunnes käyttäjä peruuttaa suostumuksensa.


5. Vastaanottajat ja siirrot

Tietoja käsittelee Indoor Informatics Oy rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötiedot säilytetään EU/ETA-alueella. Mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, käytetään GDPR:n edellyttämiä suojatoimia, kuten Euroopan komission mallisopimuslausekkeita (SCC). Käyttäjän nimenomaisella suostumuksella yhteystietoja (esimerkiksi sähköpostiosoite, puhelinnumero tai muut annetut yhteystiedot) voidaan luovuttaa valmentajille, jotka toimivat erillisinä rekisterinpitäjinä ja vastaavat omasta tietosuojastaan.


6. Epäiltyjen kulkuoikeudetta liikkuvien tietojen käsittely

Tailgating-tilanteita havainnoidaan yhdistämällä kameravalvonnan kuva- tai videomateriaalia kulunvalvonnan lokitietoihin mahdollisen väärinkäytöksen tunnistamiseksi. Indoor Informatics Oy ja kulunvalvontajärjestelmän toimittaja toimivat rekisterinpitäjän lukuun henkilötietojen käsittelijöinä.

Mitään päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavanlaisia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityihin, ei tehdä pelkästään automaattisesti, vaan kaikki tapaukset tarkistetaan aina ihmisen toimesta.


7. Tietoturva

Tallentimet pidetään lukituissa tiloissa, ja järjestelmiin pääsy on aina salasanasuojattu ja käyttäjäkohtainen. Palvelun palvelimet sijaitsevat EU/ETA-alueella ja ne on suojattu alan parhaiden käytäntöjen mukaisilla teknisillä ja organisatorisilla suojatoimilla, kuten pääsynhallinnalla, salauksella, lokituksella sekä jatkuvalla valvonnalla. Tietoturvatoimet on suunniteltu varmistamaan henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus.


8. Markkinointiviestit

AI PT -ohjelman lataamisen yhteydessä kerättyjä yhteystietoja (kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero tai muut vapaaehtoisesti annetut yhteystiedot) käytetään ohjelman toimittamiseen. Käyttäjän nimenomaisella suostumuksella näitä yhteystietoja voidaan luovuttaa valmentajille, jotka voivat olla yhteydessä käyttäjään harjoitteluun liittyvien markkinointiviestien osalta.
Suostumus voidaan perua milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään, eikä peruminen vaikuta ennen perumista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.


9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti oikeus:
• Saada vahvistus, käsitelläänkö hänen tietojaan.
• Saada pääsy omiin tietoihinsa.
• Pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai poistamista.
• Pyytää käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirrettävyyttä.
• Vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
• Perua aiemmin antamansa suostumus markkinointiviestintään.
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti.


10. Tietoa kävijöille

Tämä tila on GymPlus-kameravalvonnan piirissä turvallisuuden, rikosten ennaltaehkäisyn ja tilojen optimoinnin vuoksi. Konenäköä hyödynnetään tilankäytön analysointiin anonyymillä tasolla; yksittäisiä henkilöitä ei tunnisteta, ellei tilanne edellytä manuaalista tarkastelua esimerkiksi väärinkäytösepäilyn yhteydessä.
Mikäli lataat AI PT -ohjelman, yhteystietojasi (kuten sähköpostiosoite tai puhelinnumero) voidaan kerätä ohjelman toimittamista varten. Yhteystietoja voidaan luovuttaa valmentajille vain sinun nimenomaisella suostumuksellasi. Lisätietoja saat rekisterinpitäjältä.